Lietvedība

Reģistrē dokumentu (Saņemtā pasta reģistrācija) nosūta vadītājam uz rezolūciju (dokumentu izskatīšana). Dokuments tiek nosūtīts arī dokumentu saraksta izveidošanai (Dokumentu žurnāls), visas citos etapos veiktās izmaiņas reģistrācijas kartiņā automātiski tiek nomainītas arī šajā dokumentu sarakstā.


Programmatūra un produkti : : Programmatūra : : WorkFlow : : Piemēri : : Lietvedība


		Lietvedība Valsts programmu vadība Notikumu vadība Līgumu vadība Pasūtījumu vadība ES projektu dokumentācijas vadība Kvalitātes vadība Personālvadība Sēžu informācijas vadība Pašvaldībām Auditoru informatīvā sistēma



	Lietvedības piemērs Aprakstītais lietvedības kārtošanas piemērs attēlo tikai vienu no dokumentu reģistrācijas un uzskaites risinājumu modeļiem un ir domāts priekšstata radīšanai par Workflow funkcionālām iespējām. Problēma: Klientam ir nepieciešama pārskatāma sistēma visai ienākošo, izejošo un uzņēmuma iekšējo dokumentu apritei, kas saistīta ar dokumentu saņemšanu, izsūtīšanu, izvērtēšanu, operatīvu meklēšanu, uzskaiti, uzraudzību un citiem procesiem. Risinājums: Lai varētu sakārtot uzņēmuma lietvedību tika izveidota sistēma ar iespēju reģistrēt dažādus dokumentu veidus: saņemtā dokumentācija, izejošā dokumentācija, rīkojumi, līgumi, pilnvaras, darbinieku iesniegumi, pasūtījumi, rēķini u.c. Katrai dokumentu kategorijai tika izveidota sava maršruta shēma, t.i. noteikta stingra kārtība, kādā dokumenti tiek apstrādāti un nosūtīti citām nodaļām / darbiniekiem. Visas izveidotas reģistrācijas formas, shēmas, struktūrvienības utt. var tikt mainītas, pielāgojot sistēmu citu pasūtītāju prasībām, vajadzībām. Projekta realizācija: 1-6 mēneši Projekta rezultāts: Ir izveidota universāla dokumentu uzskaites un kontroles sistēma, kas nodrošina visu uzņēmuma lietvedības dokumentu uzskaiti. Tālāk piemērā, vienkāršības nolūkos, tiek demonstrēts tikai viens no šiem reģistriem – Saņemto dokumentu reģistrs. Saņemto dokumentu reģistrs. Reģistrācijas kartiņa „Saņemto vēstuļu reģistrācija” sastāv no 2 lapām, tajā tiek ievadīta svarīgākā informācija par saņemto dokumentāciju (saskaņā ar lietvedības standartiem). Reģistrācijas kartiņas laukiem ir definētas aizpildīšanas tiesības, t.i. katrs darbinieks (nodaļa) var aizpildīt tikai viņam pieejamos laukus. Pieejamie lauki ir aktīvi (baltā krāsā), bet lauki, kurus aizpildīt vai koriģēt konkrētam darbiniekam nav atļauts ir pieejami skatīšanās režīmā (pelēkā krāsā). Šajā procesā viss notiek stingri noteiktā kārtībā, pamatojoties uz izveidotu maršruta shēmu: Reģistrē dokumentu (Saņemtā pasta reģistrācija) nosūta vadītājam uz rezolūciju (dokumentu izskatīšana). Dokuments tiek nosūtīts arī dokumentu saraksta izveidošanai (Dokumentu žurnāls), visas citos etapos veiktās izmaiņas reģistrācijas kartiņā automātiski tiek nomainītas arī šajā dokumentu sarakstā. Vadītājs uzliek rezolūciju, nosūta dokumentu atpakaļ lietvedei (Dokumenti ar vadības rezolūciju); Lietvede apskatās rezolūciju un nosūta dokumentu konkrētam izpildītājam (Izpilde (konkrētā struktūrvienība); Izpildītājs/i pēc izpildes nosūta dokumentu lietvedei uzskaitei (izpildītie dokumenti (arhīvs). Visu kartiņās attēloto informāciju ir iespējams izdrukāt arī veidlapās — sagatavēs. Forma var tikt mainīta, pielāgojot sistēmu pasūtītāja prasībām, vajadzībām. Var izveidot arī vairākas formas. Pieejama arī dokumentu saraksta izdrukāšana, t.i. atskaite par saņemtajiem dokumentiem konkrētā laika periodā: Atskaites forma var tikt mainīta, pielāgojot sistēmu pasūtītāja prasībām, vajadzībām. Citus piemērus vai papildus informāciju par Workfow izmantošanu var iegūt pa tel.7555554 vai piesakoties uz bezmaksas demonstrāciju, aizpildot anketu.